juin 22, 2021

Comment diriger de meilleures réunions à distance ?

Avez-vous déjà réfléchi au temps que vous passez chaque jour en réunion ? Attentiv rapporte que les Américains tiennent environ 11 millions de réunions par jour, d’une durée moyenne de 31 à 60 minutes. Comme la pandémie COVID-19 a chassé les équipes du bureau, les employeurs ont dû s’adapter aux réunions à distance. Et les appels vidéo et les conférences téléphoniques ont remplacé de nombreuses interactions en personne.

Le problème est que 33,4 % des réunions sont considérées comme improductives, selon le même rapport. Mener une réunion efficace est une compétence, tout comme mener une réunion à distance efficace.

Cinq conseils et astuces

Si vous trouvez que vos réunions vous semblent improductives ou inefficaces, utilisez ces meilleures pratiques pour les remettre sur les rails une fois pour toutes. Certaines d’entre elles sont des conseils et des astuces qui fonctionnent bien pour tous les types de réunions, en face à face ou à distance, tandis que d’autres sont spécialement conçues pour l’interaction virtuelle.

Il est possible de renoncer aux appels vidéo

Les réunions Zoom sont devenues un élément important de la pandémie de coronavirus, avec des talk-shows de jour utilisant l’outil pour diffuser à distance et des employés qui achètent des chemises Zoom pour avoir l’air professionnel tout en restant en pyjama.

Cependant, vous ne devez pas nécessairement utiliser la fonction vidéo de votre logiciel de communication. En fait, il peut être plus productif si vous utilisez simplement l’option d’appel.

Dans un reportage pour la BBC, Manyu Jiang a partagé des données expliquant pourquoi les appels vidéo sont épuisants : un délai de seulement 1,2 seconde pour une vidéoconférence peut donner l’impression que les personnes interrogées sont moins amicales ou moins concentrées.

Sur le lieu de travail, cela crée du stress car les employés essaient de garder l’attention de leurs supérieurs lorsqu’ils discutent des problèmes. À l’inverse, les vendeurs peuvent se sentir obligés de négocier avec un client apparemment peu amical ou les indépendants peuvent avoir l’impression qu’ils doivent faire leurs preuves pour maintenir l’engagement du client. Le recours aux conférences téléphoniques est moins stressant pour l’ensemble de l’équipe et peut donner de meilleurs résultats.

Développer les meilleures pratiques à l’échelle de l’entreprise

Dans les premiers jours de la pandémie, les prestataires de services du monde entier ont signalé une multiplication des réunions virtuelles. Les entreprises qui n’utilisaient pas d’outils vidéo ou qui avaient des travailleurs à distance ont dû se contenter d’essayer de naviguer dans ce nouveau mode de collaboration.

Si vous prévoyez de maintenir certains travailleurs à distance jusqu’en 2021 ou de façon permanente, il est temps de mettre fin au Far West des réunions à distance et de créer un ensemble de directives pour votre équipe.

Par exemple, élaborez des processus pour vos employés en ce qui concerne l’utilisation de différentes plateformes de réunion, le partage des liens vers les réunions et l’invitation des membres de l’équipe. Par exemple, vous pouvez lancer une analyse préalable à la réunion, en précisant l’objet de la réunion, son importance et ce que les participants en retireront.

Testez les modérateurs de réunion

Un modérateur de réunion est quelqu’un qui veille à ce que tout le monde reste dans le sujet et dans les temps. Par exemple, si un point de l’ordre du jour doit être discuté pendant 10 minutes, le modérateur empêche le sujet de dépasser ce temps. Un modérateur veillera également à ce que chaque personne qui souhaite prendre la parole puisse le faire, car un des défis des équipes à distance est qu’il est facile de parler aux autres.

Envisagez de désigner un modérateur pour diriger chaque réunion. Il devrait s’agir d’une personne qui prévoit déjà d’y assister, mais qui n’est pas le plus haut responsable ou la partie prenante la plus importante. Ces modérateurs peuvent maintenir les réunions sur la bonne voie et aider chacun à se sentir entendu.

Adapter la fréquence et la durée

La pandémie n’a pas seulement changé les lieux de rencontre des équipes, elle a également influencé le moment et la manière dont elles se réunissent. Un rapport du National Bureau of Economic Research, qui a examiné les données des courriels et des calendriers de 3 millions de travailleurs, a constaté que la durée moyenne des réunions a diminué de 20 % au cours de la pandémie. De plus, le nombre moyen de réunions quotidiennes est passé de 5,9 réunions par jour avant la pandémie à 6,9 réunions aujourd’hui.

Votre équipe pourrait-elle bénéficier de réunions plus courtes et plus fréquentes ? Une réunion plus courte peut se concentrer sur un sujet clé et n’impliquer que les personnes concernées, ce qui permet de libérer du temps pour les employés qui ne veulent pas passer une heure à couvrir un sujet de 10 minutes. La création de normes pour la durée et l’ordre du jour des réunions pourrait rendre vos employés plus agiles et plus productifs au fil du temps.

Respecter la ressource temps

Personne n’aime quand une réunion en personne dure longtemps, et le même concept s’applique aux équipes à distance. Ce n’est pas parce que vos employés n’ont nulle part où aller en raison de la pandémie qu’ils veulent rester assis sur un appel pendant 10 ou 15 minutes de plus que nécessaire. Ces réunions prolongées peuvent réduire la productivité ou amener vos employés à rattraper ce temps à la fin de la journée, ce qui affecte leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Dix minutes de débordement peuvent sembler peu, mais lorsque les employés participent à sept réunions par jour, cela représente plus d’une heure de temps perdu. Respectez le temps des membres de votre équipe et de vos clients et efforcez-vous de terminer la réunion au moment prévu.

Continuez à travailler pour vous améliorer

Les réunions à distance étant de plus en plus courantes sur le lieu de travail moderne, concentrez-vous sur l’amélioration de l’expérience pour vos employés, vos responsables et vos clients. Prenez connaissance des commentaires des gens sur le processus de réunion et cherchez des moyens d’améliorer votre façon de collaborer.

Au fil du temps, ces réunions devraient être plus naturelles et fournir la même productivité que celles que vous avez tenues en personne.